Administrasi perkantoran

A.      Pengertian Kantor

Kantor dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti gedung, ruang, atau tempat untuk melakukan suatu pekerjaan organisasi (perusahaan). Namun jika dilihat dari asal kata, kantor berasal dari Bahasa Belanda, yaitu Kantor yang berarti 3 hal, yaitu:

1.       Ruang atau kamar kerja atau ruang tulis.

2.       Ruang tempat seseorang pengusaha dan staf menjalankan aktifitas-aktifitas usaha pokoknya.

3.       Instansi, badan, jabatan, atau perusahaan.

Berikut ini dikemukakan beberapa pendapat dari para ahli mengenai definisi kantor.

1.       J.C. Denyer dalam bukunya Office Administration mengatakan bahwa kantor adalah setiap tempat, di mana biasanya pekerjaan kantor dilakukan, dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.

2.       Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya Dasar-dasar Office Management, mengatakan bahwa kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staff personil, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

3.       Drs. Moekijat, dalam bukunya Tatalaksana Kantor, mengatakan bahwa kantor adalah sebagai tempat, dimana pekerjaan tata usaha dilaksanakan.

Setelah terjadi pembauran dengan bahasa Inggris maka timbulah istilah Office yang berati:

a.       Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, fungtion).

b.      Jabatan (tenure of position).

c.       Markas atau ruang, tempat seorang dan stafnya menjalankan aktifitas usaha pokoknya (quartet or staff or collective authority of company government department, etc).

d.      Jasa pelayanan (service kind help).

e.      Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do work and duties).

f.        Tempat, gedung yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms of business and clerical work).

Jika melihat uraian di atas, secara singkat kantor dapat didefinisikan secara dinamis, yaitu kearah aktifitas kerja yang dilakukan oleh sekelompok orang guna mencapai tujuan tertentu. Kantor dapat didefinisikan secara statis, yaitu berupa sebuah tempat bisa berbentuk ruangan, gedung, atau alamat web.

B.      Fungsi Kantor

Berikut ini merupakan beberapa fungsi kantor yang harus Anda ketahui:

1.       Menerima Informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.

2.       Merekam Informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan menajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

3.       Mengatur Informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya: laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.

4.       Memberi Informasi

Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutukan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.

5.       Melindungi Asset/Harta

Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanan, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab.

C.      Pengertian Admiinistrasi Perkantoran

Secara etimologis, administrasi berasal  dari bahasa Latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dan bahasa Inggris, yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administrasi diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainiya yang bersifat teknis ketatausahaan (cirecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2).

Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara atau swasta, sipil, atau militer, usahaa besar atau kecil, dan sebagainya. Sementara itu, The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.